بطاقة وصف وظيفي سكرتير تنفيذي

نموذج وصف وظيفي لسكرتير تنفيذي ، نعرض عليكم وصفا وظيفيا لوظيفة السكرتير التنفيذي حيث تشمل المهام و الواجبات و المؤهلات المتعلقة بالسكرتير 

يمنكم الإطلاع على البطاقتين التاليتين و الاستفادة من المعلومات الواردة فيهما و تغييرها حسب ما يناسب  الشركة أو المؤسسة .

بطاقة وصف وظيفي سكرتير تنفيذي / سكرتيرة تنفيذية ( نموذج 1)

ملخص الدور :

يقدم الدعم الإداري للمدير وتشمل الواجبات الأعمال الكتابية العامة وأعمال الاستقبال والأعمال ذات الصلة بالمشروعات

كما يقدم الصورة المهنية اللائقة للشركة من خلال المحادثات التليفونية والمباشرة

المهام الرئيسية :

-  اعداد المراسلات, والتقارير والمواد الخاصة بالنشر والعروض التقديمية

-  يعد التجهيزات اللازمة لرحلات المدير

-  يعد التجهيزات وأماكن الإقامة لزوار الشركة

-  يحدث أجندة أعمال المدير

-  يعد ويحدث تقرير نفقات المدير

-  يجيب على المكالمات التليفونية ويحولها للأفراد المختصين

-  يعد وينسق المقابلات والمؤتمرات

-  يقابل ويحيي العملاء والزوار

-  يؤكد الأعمال الكتابية العامة التي تشمل النسخ وأعمال الملفات والتعامل مع الفاكس ورسائل البريد

-  يحدث نظام الملفات الالى والورقي

-  يحد ويسعر ويشتري الأثاث المكتبي والمواد الكتابية

-  ينسق أعمال المشروعات

-  أعمال أخرى تسند اليه

المؤهلات المعرفية والمهارية:

-  حاصل على مؤهل عالي

-  الإلمام بتطبيقات الحاسب الالى وآداب الحديث عبر التليفون

-  التعامل الجيد مع أجهزة الحاسب الالى

-  القدرة على تعلم استخدام برمجيات حديثة

-  مهارات تواصل ممتازة

-  القدرة على كتابة 60 كلمة في الدقيقة

-  الاعتناء التام بتفاصيل الموضوعات

-  قدرات تنظيمية ممتازة

-  الحفاظ على سرية المعلومات

-  القدرة على العمل بمرونة والسفر اذا اقتضت الضرورة ذلك

ظروف العمل :

يعمل في بيئة عمل عادية ضمن بيئة مكتبية وقد يتطلب عمله السفر اذا اقتضت الضرورة ذلك

بطاقة وصف وظيفي سكرتير تنفيذي / سكرتيرة تنفيذية ( نموذج 2)

المسمى الوظيفي : سكرتير تنفيذي

التبعية : الإدارة العليا كود

الهدف و الغرض من الوظيفة:

تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذي فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا

الرئيس المباشر:

- أعضاء مجلس الإدارة

- المدير العام

- المدير التنفيذي

- مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر)

المهام و المسئوليات:

- ينوب عن مدير مكتب المدير العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب

- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهري الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذي

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذي

- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم

- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذي

- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها

- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

- استلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذي طرفاً فيها

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى

- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذي و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذي بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذي و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل

- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية

- السكرتير التنفيذي مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

نطاق المسئولية و الإشراف:

السكرتير التنفيذي للإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:

1- عامل النظافة

2- عامل البوفيه

3- السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذي

4- المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذي

5- المندوبين بمكتب المدير العام

السلطات و الصلاحيات:

- السكرتير التنفيذي للإداراة العليا له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق طلب توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق التوصية بالمكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب المدير العام وذلك بعد موافقة رئيسه المباشر

- إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا

- السكرتير التنفيذي لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام أو المدير التنفيذي و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه

المؤهلات الدراسية:

السكرتير التنفيذي للإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:

- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)

- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية

الدورات التدريبية:

السكرتير التنفيذي للإدارة العليا يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:

1- مفاهيم نظم الجودة

الخــبرات:

السكرتير التنفيذي للإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:

- خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)

- خبرة ثلاث سنوات كسكرتير مساعد (خبرة داخل الشركة)

اللـغــات:

- اللغة العربية

بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية

- اللغة الإنجليزية

جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)

المهــارات:

السكرتير التنفيذي للإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:

1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)

2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)

3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف

4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة

5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف

6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)

7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف

8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً

9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم

10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين

11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك

12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

السمات الشخصية:

يجب أن يتحلى السكرتير التنفيذي للإدارة العليا بالسمات التالية:

1- الإنضباط فى المواعيد

2- التركيز و المنطقية فى التفكير

3- معدل ذكاء عالى

4- هادىء الطباع و غير إنفعالى

5- ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى

6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز

8- حسن المظهر و الأناقة

9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة

10- لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة سكرتير تنفيذى لمكتب المدير العام عن 25 سنة و لا يزيد عن 30 سنة

مدة العمل فى الوظيفة:

لا تقل مدة العمل فى وظيفة السكرتير التنفيذي للإدارة العليا عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن خمس سنوات

الترقـيات:

بعد إنتهاء مدة عمل السكرتير التنفيذي للإدارة العليا، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير مكتب المدير العام.

معايير التقييم:

1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات السكرتارية التنفيذية من خلال إدارة نظام الجودة

2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية

3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها السكرتير التنفيذي لرئيسه المباشر (المدير العام أو مدير مكتب المدير العام)

4- تقرير الرئيس المباشر (المدير العام أو مدير مكتب المدير العام)

كلمات متعلقة بالبحث : وصف وظيفة لسكرتير إداري ، نموذج وصف وظيفي لسكرتير تنفيذي ، بطاقة وصف وظيفة سكرتير طبي

-------------------------------------Google AD-------------------------------------